¿Sabías que en cualquier parte del mundo un equipo o persona debe estar esperando una aprobación para iniciar o finalizar alguna de sus tareas?, ¿Qué los procesos de aprobación pueden durar minutos o meses, dependiendo del tamaño de la estructura?, ¿Qué algunos ¿Los procesos de aprobación son ineficientes porque se involucran áreas o personas inadecuadas?, ¿Qué la productividad de sus empleados se ve afectada por procesos de aprobaciones mal estructurados y manuales?
Si se siente identificado con algunas de estas preguntas, este blog definitivamente es para usted ya que hablaremos sobre como automatizar los procesos de aprobación de su estructura utilizando Power Automate, hecho que ayudará a aumentar su productividad y la de sus colaboradores, disminuirá los costos asociados a procesos de aprobación y reducirá el riego de estancación de su proceso.
Antaño de comenzar a describir cómo funcionan los flujos de aprobación en Power Automate, es importante que revisemos algunas definiciones y consideraciones que se deben tener en cuenta para conquistar que nuestro proceso de aprobaciones sea exitoso.
¿Qué es y cuando utilizar un proceso de aprobación?
Generalmente los procesos de aprobación son considerados la etapa original o final de un proceso, lo cual es un gran error ya que por lo normal dichas aprobaciones desencadenan otros flujos de trabajo adentro de nuestras organizaciones, por consiguiente, se deben considerar como partes fundamentales de los flujos de trabajo de la estructura.
La palabra aprobación proviene del latín approbatio que significa “Energía y finalidad de ocurrir a prueba”. En palabras más simples; los procesos de aprobación son aquellas tareas donde se requiere como pequeño una segunda opinión que autorice la ejecución de una o varias tareas, es importante resaltar que un proceso puede contar con uno o más aprobadores y esto dependerá de que tan arduo es el flujo de trabajo o las políticas internas de la estructura.
Los procesos de aprobación se deben implementar básicamente cuando usted quiera estandarizar un proceso interno o foráneo de la estructura, dosificar tiempo, boleto o crear un sistema que pueda repetirse y sea confiable.
¿Cómo crear un proceso de aprobación?
Antaño de sentarse a diseñar su proceso de aprobación, usted debe tener una idea clara de cómo funciona el flujo de trabajo, tener en cuenta cuáles son las principales entradas, horizontes, ramificaciones y personas o áreas que hacen parte de ese flujo, a continuación, Se formulan algunas preguntas que pueden ayudarle.
- ¿Cómo inicia el flujo de trabajo?
- ¿Qué tarea inicia este flujo de trabajo?
- ¿Por cuál medio ingresa la tarea que desencadena el flujo?
- ¿Qué información debe traer la tarea?
- ¿Quién envía la tarea?
- ¿Aprobador o aprobadores?
- ¿Cuándo se aprueba o rechaza una solicitud?
- ¿Qué pasa cuando se aprueba o rechaza la solicitud?
Al replicar cada una de las preguntas que se plantearon en la sesión susodicho usted tendrá buenas bases para asomar a construir su proceso de aprobación.
En la hogaño existen numerosas herramientas para crear flujos de trabajo que permiten diferenciar claramente las actividades de aprobación y que personas o áreas están involucradas en dichos procesos, sin confiscación, para este ejemplo utilizaremos la útil de Power Automate, la cual, no solo nos permitirá crear nuestro flujo de trabajo, sino que incluso nos permitirá automatizarlo.
Con el fin de demostrar el uso de esta útil se ha creado un caso problema ficticio:
Anna hace parte del equipo de TI de una gran estructura y se le pidió que diseñara un flujo de trabajo que le permita a la compañía automatizar el proceso de aprobación para los viáticos de los consultores, este flujo debe notificarse por medio de correo electrónico al consejero. si sus viáticos fueron aprobados o de lo contrario fueron rechazados. Con el fin de dar decisión al requerimiento diseña el próximo diagrama del proceso, dando respuesta a las preguntas planteadas anteriormente.